Enligt en braskande rubrik på vår tidnings förstasida lördagen den 21 december uppgår Piteås kommuns representationskonto till åtta miljoner kronor för 2012 och halva 2013. Sammantaget representerade kommunerna i Pite Älvdal för drygt 9,9 miljoner kronor under denna period. Inkluderar man de kommunala bolagen landar de sammantagna kostnaderna på 11,4 miljoner kronor.
Summorna kan vid en första anblick framstå som förskräckande höga. Men innan man upprörs är det viktigt att ta sig en djupare funderare över vilka kostnader som döljer sig bakom ordet representation. Piteå-Tidningen genomgång är grundlig och det finns inget att anmärka på den redovisning av kostnaderna som tidningen presenterat. Av artikeln framgår nämligen att kostnaderna omfattar allt från arbetsluncher, fika, avtackningar, kickoffer och konferenser. Det spektrum av kostnader som ryms inom begreppet representation är således brett.
En kommuns representation består i grunden av två olika delar. Intern representation som riktar sig inåt i organisation och som omfattar anställda och förtroendevalda. Denna handlar i huvudsak om fika, mat och kostnader i samband med interna konferenser. Den andra delen av den kommunala representationen handlar om representation gentemot externa aktörer. Detta kan handla om representation gentemot andra kommuner, statliga företrädare, näringslivet, organisationer och andra aktörer som kommunen behöver upprätthålla goda kontakter med.
De två typerna av representation fyller helt eller delvis olika syften. Den interna representationen handlar i huvudsak om utveckla den egna organisationen och förankring av olika förändringsprocesser. Den externa representationen syftar i huvudsak om att stärka kommunens varumärke och att stärka kommunens position i olika sammanhang.
I en kommentar till Piteå-Tidningens undersökning säger kommunchef Mats Berg att representationskostnaderna för år 2012 låg högre än vanligt då man under året jobbat med organisationsförändringar vilket lett till fler möten än vanligt. Detta är ganska naturligt och i hög grad motiverat då genomgripande organisationsförändringar kräver ett gediget förankringsarbete.
I tider av ekonomisk återhållsamhet är det vanligt att kommuner och andra organisationer upplever ett yttre tryck att hålla nere representationskostnaderna. Detta är förstås i grunden sunt, och gör att representationens nödvändighet och nytta prövas restriktivt. Men detta får inte likt någon naturlag innebära att representationen stryps eller sätts på yttersta sparlåga. Detta kan nämligen innebära att man biter sig själv i svansen ordentligt. I svåra tider är det nämligen ytterst viktigt att investera i framtiden. Varumärkesbyggande och positionering är då viktigare än någonsin. Detta tål verkligen att tänka på innan man upprörs över representationens storlek.
Det som däremot framkommit i Piteå-Tidningens redovisning kring brister i hanteringen av representationskostnaderna där det visat sig att underlag för vissa poster saknas eller är undermåliga måste tas på största allvar. Som kommunmedborgare ska man alltid kunna få veta vad syftet med olika representationskostnader och vilka som omfattats av representationen för att själv kunna värdera nyttan av representationen. Här har Piteå kommun en läxa att göra. Men i övrigt verkar inte Piteå kommuns representation knappast ha särskilt högt upprördhetshöjande faktor. Det är bra som kommunmedborgare att få veta.